Czas pracy zdalnej i ewidencja od 7 kwietnia 2023 r. – praktyczne porady dla pracodawcy

Ewidencja wykonywanych czynności do prowadzenia której pracownik zdalny może zostać zobowiązany przez pracodawcę nie jest tożsama z rejestracją czasu pracy. Jej prowadzenie, w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy, nie jest obowiązkowe – podlega realizacji, tylko w sytuacji, gdy pracodawca wyda polecenie w tej sprawie.

Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Jednocześnie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. W jej skład wchodzi ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
• dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, w tym przede wszystkim dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dni wolne z tytułu pracy w takim dniu, dni wolne z tytułu pracy w niedziele i święta oraz dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy pracownika (np. zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy).
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy (chodzi tu o zwolnienia od pracy udzielane pracownikowi na jego wniosek lub z mocy ustawy),
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, takich jak np. czas wolny od pracy udzielony pracownikowi w celu załatwienia spraw prywatnych w godzinach pracy, urlop wypoczynkowy, dodatkowy urlop pracownika niepełnosprawnego, urlop dla weterana, urlop bezpłatny, urlop okolicznościowy, zwolnienie lekarskie.
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.