Korygowanie list płac po błędnym rozliczeniu składek ZUS – różne przypadki z życia

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych

W sytuacji gdy składki emerytalno-rentowe za pracownika opłacane są przez więcej niż jednego płatnika składek,  to ubezpieczony ma obowiązek poinformować wszystkich płatników o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych.

W sytuacji, gdy tego nie zrobi, co będzie skutkowało tym , że  płatnik  składek błędnie naliczy składki, to ubezpieczony ponosi skutki błędnie naliczonych składek.

Po przekroczeniu rocznej podstawy płatnik jest zobowiązany skorygować dokumenty rozliczeniowe, jeśli zostały już przekazane do ZUS. Zwyczajowo informację o przekroczeniu otrzyma z ZUS, ma wtedy 7 dni na dokonanie korekty

W wyniku korekty powstanie:

• nadpłata składek emerytalno-rentowych po stronie ubezpieczonego i płatnika,
• niedopłata składki zdrowotnej po stronie ubezpieczonego.

Po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych płatnik powinien zwrócić ubezpieczonemu kwotę nadpłaconych składek, którą należy pomniejszyć o niedopłaconą składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Nadpłacone składki stanowią przychód pracownika, więc należy je doliczyć do pozostałych przychodów

Ile czasu ma płatnik na przesłanie korekt do ZUS

Z różnych przyczyn konieczne jest korygowanie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS.

Na przekazanie korekt pracodawca ma czas:

1. do 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości samemu lub od otrzymania z ZUS-u zawiadomienia o nieprawidłowościach;
2. do 7 dni od uprawomocnienia się decyzji o nieprawidłowościach stwierdzonych przez ZUS;
3. do 30 dni od otrzymania protokołu kontroli z ZUS-u (art. 41 ust. 7a i 7b ustawy o sus).

Korygowanie dokumentów rozliczeniowych polega na złożeniu nowego dokumentu zawierającego poprawne informacje.

Jeśli dokonujemy korekty raportu imiennego, musimy przekazać również korektę deklaracji  zbiorczej ZUS DRA za wszystkich ubezpieczonych, również za tych, którzy byli prawidłowo wykazani w poprzedniej deklaracji.

Jeżeli korekta dotyczy jedynie deklaracji ZUS DRA, do ZUS należy przekazać jedynie korektę tego dokumentu, bez raportów imiennych za ubezpieczonych (art. 47 ust. 3a ustawy systemowej).

Zwolnienie lekarskie dostarczone po wypłacie wynagrodzenia

W sytuacji kiedy zwolnienie lekarskie wystawiane jest na przełomie miesiąca, a pracodawca dokonuje wypłaty w tym samym miesiącu lub kiedy zwolnienie wystawiane jest po zakończeniu leczenia szpitalnego, konieczne będzie skorygowanie wypłaconych list płac.

Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy naliczane są ze średniej z ostatnich 12 miesięcy pracy, czyli w sposób inny niż wynagrodzenie za pracę - składki ZUS również.

Dodatkowo przerwy w ubezpieczeniu należy wykazać w  RSA, dokonać korekty RSA i DRA

W związku z tym, jeżeli pracodawca otrzymał w systemie informacje o zwolnieniu lekarskim po wypłacie wynagrodzenia, może powstać nadpłata lub niedopłata wynagrodzenia.

Odpowiedź na pytanie,  czy konieczna będzie korekta listy płac, zależy od długości zwolnienia lekarskiego.

Jeśli mówimy o krótkotrwałej niezdolności do pracy, nie ma potrzeby korygowania listy płac.

Jeżeli wynagrodzenie jest nadpłacone, odliczenia pracodawca może dokonać przy okazji kolejnej wypłaty.

W przypadku, gdy mamy do czynienia z długotrwałą niezdolnością do pracy, tj. taką, która trwa ponad 30 dni, należy dokonać korekty listy płac, a także dokumentów rozliczeniowych, jeśli zostały już przekazane do ZUS.

W przypadku powstania nadpłaty wynagrodzenia, odliczenia/pomniejszenia należy dokonać w kolejnym miesiącu.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 14 października 1997 r. (sygn. akt I PKN 319/97, OSNP 1998/15/450), do odliczenia/ pomniejszenia nie jest potrzebna zgoda pracownika, nawet jeżeli w danym miesiącu pracownikowi przysługuje jedynie wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy.

Dokonując odliczenia od wynagrodzenia, należy odróżnić je od potrącenia, bowiem w przypadku odliczeń nie obowiązują kwoty wolne od potrąceń ani granice odliczeń.

Co do zasady odliczenia dokonywane są w całości.