Jak rozliczać podróże służbowe na przełomie 2022 i 2023 roku i w 2023 roku

Przede wszystkim, z tytułu podróży (krajowej i zagranicznej), odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety, a także zwrot kosztów:

• przejazdów;
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• noclegów;
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży (krajowej lub zagranicznej), a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje z tego tytułu zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami. Dokumenty te obejmują cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Pracownik może wnioskować o użycie w takiej podróży swojego pojazdu, czyli samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na taki przejazd. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot używania jego pojazdu według stawek ustalonych przez pracodawcę, ale do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych prywatnych pojazdów.

Pracownikowi, który w czasie podróży (krajowej lub zagranicznej) poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.